Μεταμορφώσετε μια μακριά λίστα υποχρεώσεων σε μια που θα περιλαμβάνει μόνο τις δραστηριότητες που απολαμβάνετε να κάνετε.Μπορείτε να θυμηθείτε την τελευταία φορά που η λίστα με τις υποχρεώσεις σας ήταν τόσο σύντομη ώστε να μπορείτε να ανταποκριθείτε σε όλες; Ή μήπως θυμάστε την τελευταία φορά που κοιτάξατε τη λίστα σας και επιθυμούσατε να τακτοποιήσετε όλα όσα είχατε σημειώσει;
Πρόσφατα, ξεκίνησα να δέχομαι πλήθος αιτημάτων διαχείρισης μακριών λιστών με υποχρεώσεις και έτσι επινόησα μια διαδικασία για την οργάνωσή τους. Οι μη αποτελεσματικές λίστες μας κάνουν να αισθανόμαστε ότι έχουμε πολλά πράγματα να κάνουμε σε περιορισμένο χρονικό διάστημα και αυτό μας κάνει να αισθανόμαστε καταβεβλημένοι και μας δυσκολεύει να οργανώσουμε και να διαχειριστούμε το χρόνο μας.
Παρά το γεγονός ότι μπορεί να έχετε μια εξαιρετικά οργανωμένη λίστα, ενδέχεται να εξακολουθείτε να αγχώνεστε, όπως συνέβη σε μένα που απλώς διάβαζα τη λίστα με έναν πελάτη και ειλικρινά εξαντλήθηκα και μόνο που τη διάβαζα. Αν η λίστα με τις υποχρεώσεις σας, σας κάνει να σκέφτεστε ότι είναι αδύνατο να βρείτε χρόνο να τα προλάβετε όλα αυτά είναι καιρός να αναζητήσετε έναν τρόπο να την προσαρμόσετε ώστε να γίνει πιο διαχειρίσιμη.
Σας προτείνουμε μια διαφορετική διαδικασία να οργανώστε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας πιο αποτελεσματικά. Ο στόχος είναι να μειώνεται η λίστα – αποφεύγοντας τα πράγματα που σας πιέζουν – χωρίς να υποστείτε τις συνέπειες της μη ολοκλήρωσης όλων όσων έχετε να κάνετε.
Σε έναν ιδανικό κόσμο, θα μπορούσαμε να εφαρμόσουμε τις αρχές της Marie Kondo για το ξεκαθάρισμα της ντουλάπας στην λίστα με τις υποχρεώσεις μας: «Ό,τι δεν μας προκαλεί χαρά το πετάμε (διαγράφουμε) ή το χαρίζουμε (το αναθέτουμε σε κάποιον άλλο)». Οι περισσότεροι από τους πελάτες μου ξεκινούν με τα λίγα πράγματα στη δική τους λίστα υποχρεώσεων που ανυπομονούν να κάνουν. Μια από αυτούς πρόσφατα μου ανακοίνωσε ότι γράφει στη λίστα της μονάχα τις υποχρεώσεις που δεν θέλει να διεκπεραιώσει γιατί με αυτό τον τρόπο θυμάται τι πραγματικά ανυπομονεί να κάνει.
Ας δούμε πώς μπορείτε να μεταμορφώσετε μια μακριά λίστα υποχρεώσεων σε μια που θα περιλαμβάνει τις δραστηριότητες που πραγματικά απολαμβάνετε να κάνετε:
Υπογραμμίστε όλα τα πράγματα στη λίστα με τις υποχρεώσεις σας που αποφεύγετε να κάνετε
Βάλτε στο μυαλό σας κάθε μια από τις υποχρεώσεις που βρίσκονται στη λίστα σας και παρατηρήστε τι συμβαίνει στο σώμα σας όταν τις σκέφτεστε. Μήπως γέρνετε λίγο εμπρός και ανυπομονείτε να καταπιαστείτε με κάποια δραστηριότητα; (Μην υπογραμμίσετε τις υποχρεώσεις που σας προκαλούν αυτό το συναίσθημα). Άραγε υπάρχουν υποχρεώσεις σε αυτή τη λίστα που η σκέψη τους και μόνο να σας κάνει να αισθάνεστε ένα κενό στο στομάχι ταυτόχρονα με την επιθυμία να την αναβάλλετε επ’ αόριστον; Υπογραμμίστε καθετί που αποστρέφεστε. Σημειώστε όλες τις υποχρεώσεις που αναβάλλετε επειδή δεν θέλετε να τις εκπληρώσετε ή επειδή αισθάνεστε ότι πρέπει να το κάνετε, είστε υποχρεωμένοι να ασχοληθείτε μαζί τους και δεν αισθάνεστε την παραμικρή χαρά για αυτές τις υποχρεώσεις.
Με άλλα λόγια, υπογραμμίστε τα πράγματα που σχεδιάζετε να κάνετε επειδή αυτό περιμένουν οι άλλοι από εσάς ή επειδή αυτά συνηθίζατε να αναλαμβάνετε πάντα ή ακόμα επειδή αν τα φέρετε εις πέρας θα κερδίσετε κύρος ή δύναμη (αλλά καθόλου ευχαρίστηση).
Διαγράψτε ή αναθέστε σε άλλους όσο περισσότερες από τις υπογραμμισμένες δραστηριότητες μπορείτε
Ξεκινήστε διαγράφοντας και συνεχίστε αναθέτοντας. Να είστε ειλικρινής με τον εαυτό σας: Αν γνωρίζετε ότι κατά βάθος δεν θα καταπιεστείτε με κάτι ποτέ ή ότι δεν θα υπάρξει κάποια σοβαρή συνέπεια αν δεν ασχοληθείτε οι ίδιοι με κάτι από αυτά που έχετε υπογραμμίσει στη λίστα σας απλώς διαγράψτε το και ξεχάστε το.
Μπορεί να νιώσετε ανακούφιση ακόμα και αξιοσύνη εφόσον η λίστα σας έγινε σημαντικά συντομότερη μέσα σε ελάχιστο χρονικό διάστημα. Ή μπορεί να νιώσετε άγχος ή θλίψη που το κάνατε αυτό. Αναγνωρίστε τα συναισθήματά σας όποια και αν είναι αυτά καθώς συνεχίζετε να διαγράφετε σημειώσεις από τη λίστα σας. Δείξτε ενδιαφέρον για κάθε συναίσθημα που μπορεί να προκύψει και αποδεχθείτε το αλλά μην εμπλακείτε περισσότερο με αυτό.
Μπορεί να χρειαστεί να πενθήσετε (έστω και λίγο) το γεγονός ότι ποτέ δεν θα ασχοληθείτε με εκείνα τα φωτογραφικά άλμπουμ (που πραγματικά απεχθάνεστε να τακτοποιήσετε αλλά κανονικά θα έπρεπε). Είναι φυσιολογικό να αισθάνεστε λυπημένος ή να το μετανιώσετε αλλά διατηρήστε την επαφή με το πραγματικό γεγονός: Δεν πενθείτε κάτι απτό, πενθείτε την απώλεια μιας φαντασίωσης. Για παράδειγμα, παραιτείστε από τη φαντασίωση ότι είστε το είδος του ανθρώπου που τακτοποιεί τα φωτογραφικά του άλμπουμ ή που προετοιμάζει στρατηγικά τα επόμενα βήματά του ή που απαντά εγκαίρως σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τι να κάνουμε; Αντιμετωπίστε τα συναισθήματα που αναδύονται και προχωρήστε. Πρόκειται για μια διαδικασία απελευθέρωσης.
Αν κάποια από τις υπογραμμισμένες υποχρεώσεις πρέπει οπωσδήποτε να τηρηθούν, και δεν μπορεί απλά να διαγραφεί, προσπαθήστε να σκεφτείτε κάποιον που θα αντλούσε ευχαρίστηση ασχολούμενος με αυτήν και σχεδιάστε την ανάθεσή της σε αυτόν τον άνθρωπο. Αν δεν έχετε βοηθό ή υπαλλήλους ή παιδιά στους οποίους μπορείτε να αναθέσετε κάποιες δραστηριότητες, σκεφτείτε νεαρούς ασκούμενους ή συνταξιούχους που θα ήθελαν να αποκομίσουν εμπειρία, να «ξεσκουριάσουν» ή χρειάζονται απλά λίγα παραπάνω χρήματα. Σκεφτείτε επίσης ανθρώπους που μπορεί να χρειάζονται βοήθεια με κάτι που εσείς απολαμβάνετε να κάνετε και διαπραγματευτείτε μια ανταλλαγή μαζί τους.
Όλα αυτά μπορεί να φαίνονται πολύ πιο απαιτητικά και χρονοβόρα από ότι να ασχοληθείτε οι ίδιοι με τις υποχρεώσεις σας αλλά σας υπόσχομαι θα με θυμηθείτε! Το να έχει κάποιος μια λίστα υποχρεώσεων τόσο σύντομη ώστε να είναι διαχειρίσιμη, αλλά και γεμάτη με δραστηριότητες με τις οποίες ανυπομονείτε να καταπιαστείτε αξίζει τον κόπο και το χρόνο που θα αφιερώσετε που σας φαίνεται αρχικά μη παραγωγικός.
Μετατρέψτε ότι παραμένει υπογραμμισμένο στη λίστα σας σε κάτι που πραγματικά θέλετε να κάνετε
Αν δεν είστε σε θέση να διαγράψετε ή να αναθέσετε τις υποχρεώσεις που δεν επιθυμείτε να εκπληρώσετε, τότε θα πρέπει να τις βελτιώσετε. Γίνετε πιο δημιουργικοί. Ο δικός μου αγαπημένος τρόπος είναι να συνδυάζω μια βαρετή δραστηριότητα με κάτι που μου αρέσει γενικά να κάνω. Συνηθίζω να κάθομαι στον ήλιο, ενώ κανονίζω ιατρικά ραντεβού και ακούω διασκεδαστικά audiobooks, ενώ οδηγώ για να πάρω τα παιδιά ή όταν καθαρίζω το σπίτι (μόλις άκουσα το « A year of Yes» της Shonda Rhimes και το συνιστώ ανεπιφύλακτα). Ο συνάδελφός μου και εγώ αναβάλλουμε τον έλεγχο των λογιστικών μας για χρόνια, αλλά μόλις προγραμματίσαμε να ασχοληθούμε με αυτά το επόμενο καλοκαίρι δίπλα από την πισίνα. Θα έχουμε και κοκτέιλ κι έτσι η όλη ενασχόληση δεν θα είναι και τόσο ανεπιθύμητη!
Κατανοώντας τη σημασία που μπορεί να έχει μια δραστηριότητα για άλλους ανθρώπους είναι ακόμα ένας καλός τρόπος να γίνει περισσότερο ανεκτή. Ο Adam Grant μετά από μια σειρά ερευνών συμπέρανε ότι αρκεί να δείξουμε σήμερα στους ανθρώπους τον τρόπο με τον οποίο η εργασία τους βοηθάει τους άλλους για να αυξηθούν τα επίπεδα της ικανοποίησης από την εργασία τους αλλά και η παραγωγικότητά τους.
Η πιο γνωστή σειρά ερευνών του Grant διεξήχθη σε ένα τηλεφωνικό κέντρο στο οποίο οι εργαζόμενοι επιχειρούσαν να βρουν χορηγούς για την ενίσχυση ενός δημόσιου πανεπιστημίου. Όπως γνωρίζει όποιος έχει αναγκαστεί να κάνει ένα ανάλογο τηλεφώνημα, μια τέτοια υποχρέωση σίγουρα δεν είναι κάτι το οποίο ανυπομονεί να κάνει κανείς. Οι άνθρωποι όταν δέχονται τηλεφωνήματα που αφορούν σε κάποιο αίτημα ενοχλούνται και συχνά γίνονται αγενείς. Οι υπάλληλοι είναι υποχρεωμένοι να υφίστανται συχνές απορρίψεις από τους παραλήπτες του τηλεφωνήματος και χαμηλό ηθικό στο γραφείο, συνήθως για έναν χαμηλό μισθό. Επομένως δεν αποτελεί έκπληξη πως τα τηλεφωνικά κέντρα έχουν υψηλά ποσοστά υπαλλήλων που παραιτούνται.
Σε μια προσπάθεια να διερευνήσει αν θα μπορούσε να κινητοποιήσει τους υπαλλήλους που έκαναν τον έρανο να μείνουν περισσότερο στη δουλειά, ο Grant ζήτησε τη συνδρομή ορισμένων υπότροφων φοιτητών που πιθανώς είχαν επωφεληθεί από τη δουλειά των υπαλλήλων για μια πεντάλεπτη συνάντηση κατά τη διάρκεια της οποίας οι καλούντες τους ρωτούσαν σχετικά με την πορεία των σπουδών τους και την γενικότερη εμπειρία τους στο πανεπιστήμιο. Τον επόμενο μήνα, αυτή η σύντομη συζήτηση έφερε αναπάντεχα αποτελέσματα. Όσοι υπάλληλοι είχαν γνωρίσει τους φοιτητές αφιέρωναν το διπλάσιο χρόνο σε κάθε κλήση σε σχέση με εκείνους που δεν είχαν γνωρίσει τους φοιτητές. Κατόρθωσαν μάλιστα πολλά περισσότερα συγκεντρώνοντας 171% περισσότερα χρήματα από τη δεύτερη ομάδα.
Τι προκάλεσε τη διαφορά; Τι άλλαξε το νόημα της υποχρέωσης να κάνει κάποιος ένα ψυχρό τηλεφώνημα; Η αλλαγή έγκειται στις απόψεις των υπαλλήλων για τη σημασία που είχε η δουλειά τους για άλλους ανθρώπους που έδινε νόημα, σκοπό και αξία στις πράξεις τους. Ανακαλύψτε λοιπόν την σημασία που έχει η δική σας δουλειά για τους άλλους ανθρώπους. Με ποιο τρόπο κάνετε τη ζωή τους καλύτερη;
Κι έτσι καθώς διαμορφώσατε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας σύμφωνα με τις υποδείξεις της Marie Kondo μένει χρόνος να κάνετε όλα εκείνα που πραγματικά σας αρέσουν και σας γεμίζουν χαρά. Αν μοιάζετε καθόλου με την πελάτισσά μου που δεν χρειάζεται πλέον να γράφει λίστα με τα πράγματα που χρειάζεται να κάνει, θυμηθείτε να διαγράφετε, να αναθέτετε ή να μετατρέπετε σε ευχάριστες δραστηριότητες τα πράγματα που δεν θέλετε να κάνετε.
Δεν υπάρχουν σχόλια :
Δημοσίευση σχολίου