Σε πάρα πολλές συνεργασίες, σε πάρα πολλούς οργανισμούς η λέξη feedback πάει και έρχεται σε συζητήσεις και εμπεριέχεται σε πάμπολλα emails. Οι υπάλληλοι επιχειρήσεων ζητούν από τους ανωτέρους τους και τα αφεντικά τους ανατροφοδότηση για τη δουλειά τους. Τα αφεντικά ή τα στελέχη των εταιρειών, πολύ σπάνια βέβαια, ζητούν κι αυτά από την πλευρά τους feedback από τους συνεργάτες τους. Στέλνεις ένα έγγραφο σε κάποιον συνάδελφό σου και του ζητάς τη γνώμη του σχετικά με τη δουλειά σου. Έχεις μία ιδέα και τη μοιράζεσαι με κάποιους ανθρώπους που εμπιστεύεσαι για να δεις αν αξίζει να την προχωρήσεις ή όχι. Μοιράζεις ερωτηματολόγια αξιολόγησης απόδοσης και συμπεριφοράς μεμονωμένων ατόμων, ομάδων, εταιρειών και θέλεις να μάθεις τα αποτελέσματα. Μοιράζεσαι περιεχόμενο στα social media και περιμένεις πώς και πώς να δεις σχόλια και αντιδράσεις για να «ελέγξεις» αν τελικά αυτό που έβγαλες στον αέρα άξιζε ή όχι.
Ο υποτιθέμενος στόχος για όλες αυτές τις περιπτώσεις που κυνηγάμε την ανατροφοδότηση; Να γίνουμε όλοι καλύτεροι σε αυτό που κάνουμε. Να μάθουμε και να εξελιχθούμε. Να αλλάξουμε τη συμπεριφορά μας ώστε να γίνουμε πιο αποτελεσματικοί στις συνεργασίες μας. Να αλλάξουμε δομές και διαδικασίες εντός των οργανισμών για να λειτουργεί με έναν άλλον, πιο αποδεκτό και επιτυχημένο τρόπο. Να δούμε τι θέλει ο κόσμος να βλέπει, να διαβάζει, να μαθαίνει online, ώστε την επόμενη φορά να μοιραστούμε κάτι που έχει αξία γι’ αυτόν.
Πόσο όμως τελικά αυτός ο στόχος είναι αληθινός; Πόσο τελικά σε κάθε μία περίπτωση από τις προαναφερόμενες αντέχουμε να λάβουμε αυτό το feedback και να το χρησιμοποιήσουμε ως lesson-learned για να γίνουμε καλύτεροι; Και πόσες φορές τελικά η ανατροφοδότηση που δίνουμε ή/και λαμβάνουμε είναι αποτελεσματική;
Τα 3 είδη ανατροφοδότησης
Σκεφτείτε για λίγο πόσες φορές σας έχουν πει ή έχετε δει γραμμένο το εξής: «Καλή η δουλειά σου αλλά…»; Πόσες φορές εσείς οι ίδιοι έχετε πει ή/και έχετε γράψει κάτι αντίστοιχο σε κάποιον συνεργάτη ή φίλο σας;
Πόσες φορές έχετε βιώσει μία κατάσταση κατά την οποία ως αποδέκτης της ανατροφοδότησης έχετε λάβει μία πολύ σκληρή κριτική που σας ισοπέδωσε; Ή, αν λειτουργείτε από κάποια θέση «ισχύος» πόσες φορές έχετε μιλήσει απότομα και επικριτικά σε κάποιον συνεργάτη σας για τη δουλειά του ή τη συμπεριφορά του, λέγοντας «Εγώ ξέρεις είμαι πάντα ειλικρινής…».
Η ανατροφοδότηση της πρώτης περίπτωσης (το ναι αλλά…) συνήθως κρύβει πίσω της μία ψεύτικη ευγένεια που την νιώθεις άμεσα. Το feedback της δεύτερης περίπτωσης (η κριτική) σε οδηγεί να νιώσεις άχρηστος, πληγωμένος και τελικά δυσαρεστημένος. Το αποτέλεσμα όχι μόνο δεν οδηγεί σε αυξημένη αποτελεσματικότητα αλλά πολλοί άξιοι άνθρωποι που δέχονται τέτοια συμπεριφορά, η οποία αρκετές φορές μπορεί να χαρακτηριστεί και ως bullying, εγκαταλείπουν όσο πιο γρήγορα μπορούν τη συγκεκριμένη συνεργασία.
Για να ξεκαθαρίσουμε λίγο τα πράγματα ας δούμε πρώτα τα τρία (3) είδη feedback που υφίστανται και τα οποία είναι (Ferrazzi, 2020):
-Ανατροφοδότηση σε μία ιδέα ή αλλιώς το εύκολο feedback: βοηθητική συνδημιουργική ανατροφοδότηση ως προς το πώς μπορείς να κάνεις κάτι με καλύτερο τρόπο. Π.χ. «Γιατί δεν δοκιμάζεις αυτόν τον τρόπο ώστε να φτάσεις πιο γρήγορα εκεί που θέλεις;» θα μπορούσε να πει κάποιος στο συνεργάτη του.
-Ανατροφοδότηση απόδοσης ή αλλιώς το λίγο πιο δύσκολο feedback: ανατροφοδότηση η οποία σχετίζεται με θέματα ανάληψης ευθύνης. Π.χ. Νομίζω θα πρέπει στο επόμενο παραδοτέο που θα ετοιμάσει η ομάδα να γίνει πιο αποτελεσματική με την έννοια του να το παραδώσει σε λιγότερο χρόνο. Εδώ το feedback «μοιράζεται» σε πολλά άτομα οπότε δεν υπάρχει τόσο μεγάλο πρόβλημα κάποιος να νιώσει ότι θίγεται.
-Ανατροφοδότηση ικανότητας ή αλλιώς το πολύ δύσκολο feedback: ανατροφοδότηση σε προσωπικό επίπεδο που σχετίζεται με τις ικανότητες ενός συνεργάτη μας. Πρόκειται για την πιο δύσκολη μορφή feedback που καλούμαστε να δώσουμε ή να λάβουμε. Πρόκειται όμως για εκείνη την ανατροφοδότηση με την μεγαλύτερη επιρροή. Για την ανατροφοδότηση που μπορεί να κάνει τη διαφορά και να βοηθήσει τους ανθρώπους να αναπτυχθούν και να εξελιχθούν. Και εδώ είναι που οι περισσότεροι άνθρωποι τα πάνε χάλια.
Το δύσκολο Feedback και το νοιάξιμο
Η ανατροφοδότηση ικανότητας λοιπόν είναι αυτή που μπορεί να πάει μπροστά έναν άνθρωπο ή να τον διαλύσει. Και γι’ αυτό πολλοί πιστεύουν ότι δεν έχουν το δικαίωμα να προσφέρουν τέτοιου είδους feedback ή προτιμούν να λειτουργήσουν εκ του ασφαλούς, να μην ανακατευτούν με άλλα λόγια. Βέβαια υπάρχει και η κατηγορία των «αφεντικών» που δεν νοιάζονται για τίποτα από τα παραπάνω και ορμάνε στους υπαλλήλους τους, χωρίς να διστάζουν και χωρίς κανενός είδους ενσυναίσθηση, γιατί πολύ απλά πιστεύουν ότι η θέση τους τους δίνει αυτό το δικαίωμα. Αυτό αποτελεί μία τέταρτη κατηγορία feedback που την ονομάζω το «Η καταστροφική ανατροφοδότηση».
Όμως η δύσκολη αυτή ανατροφοδότηση είναι τα θεμέλια του coaching, αν πραγματικά νοιαζόμαστε ο άνθρωπος που έχουμε απέναντί μας να «ανθίσει». Και το coaching θα πρέπει να συμβαίνει παντού. Εκτός από το επαγγελματικό coaching, σε καθημερινό επίπεδο το coaching μπορεί να βοηθήσει έναν συνάδελφό μας, έναν φίλο μας, το παιδί μας να αντιμετωπίσει τις προκλήσεις αποτελεσματικά, να αναβαθμίσει μία ικανότητά του ή να αποκτήσει κάποια νέα, να βελτιώσει μία συμπεριφορά του, να δει κατάματα τα λάθη του και να προσπαθήσει να μάθει από αυτά και να αποφύγει να τα επαναλάβει.
Όταν λοιπόν βλέπουμε έναν άνθρωπο να παλεύει με ένα πρόβλημα και εμείς αποφεύγουμε να μπούμε στη διαδικασία να τον πλησιάσουμε με φιλικό τρόπο και πάνω απ’ όλα με ακεραιότητα και ειλικρίνεια και να μιλήσουμε μαζί του για κάποια «δύσκολα» θέματα που σχετίζονται με τις γνώσεις του, τις δεξιότητές του ή τις συμπεριφορές του, τότε δείχνουμε ότι νοιαζόμαστε πραγματικά. Κάποια στιγμή είχα πει σε μία συνεργάτιδα ότι αν σταματήσω να συζητάω μαζί σου θέματα/προβλήματα που βλέπω να υφίστανται στον οργανισμό, στην ομάδα ή και σε εσένα την ίδια, τότε θα σημαίνει ότι δεν με νοιάζει πια και φυσικά αυτό θα σημαίνει ότι ήρθε η ώρα να διαλύσουμε τη συνεργασία.
Αναρωτηθείτε λοιπόν, αν βλέπατε το παιδί σας να δυσκολεύεται με κάτι ή να έχει μία συμπεριφορά απέναντι σε έναν φίλο του που δεν είναι και η καλύτερη, δεν θα μπαίνατε στη διαδικασία να μιλήσετε μαζί του και να το βοηθήσετε να δει πιο καθαρά το πρόβλημα και να το υποστηρίξετε για να το λύσει; Γιατί άραγε θα το κάνατε; Γιατί πολύ απλά το αγαπάτε, γιατί νοιάζεστε βαθιά γι’ αυτό.
ΦΑΝΤΑΣΤΕΙΤΕ ΛΟΙΠΟΝ ΟΤΙ ΟΙ ΣΧΕΣΕΙΣ ΜΕ ΤΟΥΣ ΑΝΘΡΩΠΟΥΣ ΠΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΑΣΤΕ, ΠΟΥ ΕΙΜΑΣΤΕ ΜΑΖΙ ΤΟΥΣ ΤΟΥΛΑΧΙΣΤΟΝ ΟΚΤΩ ΩΡΕΣ ΤΗΝ ΗΜΕΡΑ, ΚΑΘΕ ΜΕΡΑ, ΕΙΝΑΙ ΠΑΡΑΠΛΗΣΙΕΣ ΜΕ ΤΗ ΣΧΕΣΗ ΠΟΥ ΕΧΟΥΜΕ ΜΕ ΤΟ ΠΑΙΔΙ ΜΑΣ.
Με αυτούς τους ανθρώπους δουλεύουμε μαζί για έναν κοινό σκοπό και για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Μας «συμφέρει» λοιπόν να αναπτυσσόμαστε μαζί, να γινόμαστε καλύτεροι. Και επειδή κανείς δεν είναι τέλειος, σίγουρα όλοι μας χρειαζόμαστε την ειλικρινή και εποικοδομητική ανατροφοδότηση. Αυτή που δείχνει ότι νοιαζόμαστε να πάμε όλοι μαζί ένα βήμα πιο κάτω και να επιτύχουμε τη θετική επίδραση που θέλουμε. Αν κρύβεται ο φόβος πίσω από τη μη θέλησή μας να προσφέρουμε αυτό το feedback τότε θα πρέπει να τον πολεμήσουμε. Αν όμως δεν μας νοιάζει πραγματικά, τότε θα πρέπει να απομακρυνθούμε, να φύγουμε από αυτή τη συνεργασία γιατί στην ουσία δεν αγαπάμε αυτό που κάνουμε, δεν μας παθιάζει το να υπηρετήσουμε έναν κοινό σκοπό.
Πώς δίνουμε τη δύσκολη ανατροφοδότηση;
Υπάρχουν κάποιες καλές πρακτικές που μπορούμε να εφαρμόσουμε για να δώσουμε εκείνο το feedback που κάνει πραγματικά τη διαφορά. Αν σας νοιάζει λοιπόν για τον οργανισμό, για την ομάδα σας, για τους συναδέλφους εκείνους με τους οποίους συνεργάζεστε σε καθημερινό επίπεδο, τότε μπορείτε να εφαρμόσετε όλα ή κάποια από τα παρακάτω, ή ακόμα και να τα προσαρμόσετε ανά περίπτωση, και να προσφέρετε το δύσκολο feedback με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Το feedback μπορεί να δοθεί είτε με τη μορφή συμβουλών είτε με την μορφή ερωτήσεων. Και ο δεύτερος τρόπος είναι και ο πιο αποτελεσματικός. Μπορεί να έχετε καταλήξει σε κάποιο συμπέρασμα ως προς την ποιότητα της δουλειάς που παραδίδει ο άνθρωπος που έχετε απέναντί σας ή να θεωρείτε ότι κάποια συμπεριφορά του δεν είναι και η καλύτερη τόσο για εσάς όσο και για την ομάδα στην οποία ανήκει. Έχοντας αυτή την άποψη στο μυαλό σας προσπαθήστε μέσα από ερωτήσεις να τον βοηθήσετε να το καταλάβει. Να τον βοηθήσετε να δει που υπάρχει πρόβλημα, να σκεφτεί σε ποιο επίπεδο υπάρχει θέμα. Δεν είναι ανάγκη πάντα η ανατροφοδότηση να είναι ευθεία. Κάντε ερωτήσεις που ξεκινούν με: «Πώς» και «Τι» γιατί αυτές είναι που βοηθούν τους ίδιους να οδηγηθούν σε συμπεράσματα για τον εαυτό τους. Οι ερωτήσεις που ξεκινούν με «Γιατί» δεν προτείνονται γιατί τότε ο απέναντί σας νιώθει ότι βρίσκεται σε μία κατάσταση ανάκρισης.
Αν αποφασίσετε να προβείτε σε ευθεία ανατροφοδότηση μην χρησιμοποιείτε τη λέξη «πρέπει». Προσπαθήστε να παροτρύνεται το άτομο που έχετε μπροστά σας να κατανοήσει το πρόβλημα και δώστε του διέξοδο της οποίας μέρος θα είστε κι εσείς. Επίσης, μην ξεχνάτε ότι ό,τι λέγεται πρέπει να λέγεται με σεβασμό. Ένας τρόπος θα μπορούσε να είναι ο ακόλουθος: «Εκτιμώ το αποτέλεσμα της συνεργασίας μας στο προηγούμενο διάστημα και για το επόμενο θα πρότεινα να προσπαθούσαμε να…». Και μην ξεχνάτε! Πάντα η ανατροφοδότηση θα πρέπει να συνδέεται με λύσεις και όχι με κριτική ή έλεγχο.
Σίγουρα κάποιες φορές, κατά τη διάρκεια συναντήσεων ανατροφοδότησης, είτε αυτές έχουν επίσημη είτε ανεπίσημη μορφή, έχουμε την τάση να γυρίζουμε πίσω στο χρόνο και να κάνουμε αναφορές σε γεγονότα που υποστηρίζουν την άποψη που έχουμε για το άτομο που δέχεται το feedback. Καλό θα ήταν αυτό να αποφεύγεται. Ό,τι έγινε έγινε. Η επικέντρωση στη λύση και στο τι μπορεί να γίνει από εκείνη τη στιγμή και πέρα είναι μία εποικοδομητική πράξη που έχει τη δύναμη να φέρει τη θετική αλλαγή. Φυσικά, αν το ίδιο το άτομο ζητήσει να του φέρετε ένα παράδειγμα για να καταλάβει τι κάνει, να είστε έτοιμοι να το πράξετε. Σε τέτοιες περιπτώσεις η αοριστία σκοτώνει τη διαδικασία.
Να είστε ανοικτοί κατά τη διάρκεια της συζήτησης να δεχθείτε κι εσείς feedback. Και μάλιστα, επιδιώξτε το. Και θα γίνετε κι εσείς καλύτεροι αλλά και θα αναπτύξετε μία σχέση εμπιστοσύνης με το συνεργάτη σας. Ακόμα κι αν λειτουργείτε σε έναν οργανισμό με ιεραρχική δομή και η θέση ας είναι ανώτερη από αυτήν του ατόμου που έχετε απέναντί σας, αυτό δεν σημαίνει ότι είστε πιο πάνω από αυτό ή από την ομάδα. Ποτέ μη χρησιμοποιήσετε εκφράσεις του στιλ: «Είμαι ο υπεύθυνος τους οργανισμού και οφείλεις να σεβαστείς ή να δεχθείς την άποψή μου». Το ότι έχετε ιδρύσει έναν οργανισμό ή έχετε κάποια managerial θέση σε αυτόν, δεν σας δίνει αυτόματα το δικαίωμα του αλάνθαστου και του γνώστη και του απόλυτου καθοδηγητή.
Έχοντας στο μυαλό σας ότι κανένας δεν είναι expert σε αυτή τη ζωή και ότι η κίνησή σας να προβείτε σε παροχή ανατροφοδότησης πηγάζει από το ενδιαφέρον σας για να επιτύχετε όλοι μαζί κάτι σημαντικό, δώστε το feedback και αφήστε το να πάει στο καλό! Δείτε την ανατροφοδότηση ως ένα δώρο το οποίο το δίνετε στον άνθρωπο που έχετε απέναντί σας και μετά βρίσκεται στη δική του κατοχή. Μπορεί να το κάνει ό,τι θέλει. Να το δεχθεί, να το χρησιμοποιήσει, ή να το πετάξει στα σκουπίδια. Αν το feedback που δίνετε αφορά την αποτελεσματικότητα ενός ατόμου και βλέπετε ότι δεν «βγαίνει» η δουλειά ή αυτό το άτομο συνεχίζει να δημιουργεί θέματα λόγω συμπεριφοράς μέσα στην ομάδα, τότε, σε περίπτωση που υπάρχει καμία αλλαγή σε σχέση με το feedback που του έχετε δώσει, όσες φορές κι αν του το έχετε δώσει, τότε θα πρέπει να το απομακρύνετε. Ή αν είστε εσείς στη θέση του ανθρώπου που λαμβάνει το feedback και δεν κάνετε τίποτα ή δεν συμφωνείτε με αυτό (γιατί υπάρχει κι αυτή η πιθανότητα), τότε θα πρέπει να πάρετε την απόφαση και να φύγετε από αυτή τη συνεργασία. Έχετε στο μυαλό σας ότι ο άνθρωπος που παρέχει το feedback μπορεί και να κάνει λάθος ή και να έχει άλλα κίνητρα.
Αν πρόκειται για μία συνάντηση ανατροφοδότησης με επίσημο χαρακτήρα ή θέλετε να παρέχετε ανατροφοδότηση σε ένα άτομο με το οποίο δεν συνεργάζεστε και τόσο στενά, τότε πρώτα θα πρέπει να του ζητήσετε την άδεια να το πράξετε και να ορίστε συγκεκριμένο χρόνο και τόπο για τη διεξαγωγή του feedback session.
Κάθε feedback session, επίσημο ή άτυπο, θα πρέπει να καταλήγει κάπου και θα πρέπει να αποτελεί εκτός από ένα εργαλείο προσωπικής εξέλιξης και ένα εργαλείο συνεξέλιξης. Μην περιμένετε να έρθει το τρίμηνο ή το εξάμηνο για να επαναληφθεί. Συνεννοηθείτε με τα άτομα που συνεργάζεστε και έχετε αρχίσει να χτίζεται μία σχέση που βασίζεται στην ειλικρινή ανατροφοδότηση και το coaching, να συναντιέστε συχνά-κάθε εβδομάδα ή κάθε δεκαπέντε μέρες-και να αφιερώνετε λίγο χρόνο στην ανταλλαγή απόψεων ο ένας για τον άλλον, ακολουθώντας τις καλές πρακτικές που προαναφέρθηκαν. Επίσης, αυτές οι συναντήσεις θα βοηθήσουν το άτομο που έχει δεχθεί το feedback να μπει σε μία διαδικασία να σκεφτεί ό,τι άκουσε και πολύ πιθανόν να αρχίσει να το εφαρμόζει. Οπότε στην επόμενη συνάντηση θα έχει τη δυνατότητα να συζητήσει την πρόοδο που έκανε ή/και να ζητήσει περεταίρω υποστήριξη προς την κατεύθυνση που θεωρεί ότι θα τον βοηθήσει να γίνει καλύτερος.
Τέλος, σε περίπτωση που είστε αναγκασμένοι να παρέχετε το feedback σας με γραπτό τρόπο και μάλιστα digitally, (π.χ. σε ένα κείμενο που σας έχει σταλεί), γιατί δεν μπορείτε να κάνετε αλλιώς, τότε ο μόνος εποικοδομητικός τρόπος για να το πράξετε είναι κάνοντας πάντα χρήση της λέξης: «Προτείνω» και της πρακτικής του σχολιασμού. Αν θα πρέπει να κάνετε διορθώσεις στο κείμενο, τότε χρησιμοποιήστε την «παρακολούθηση αλλαγών» και προσθέστε και το σχόλιο σας, εξηγώντας γιατί κάνατε την αλλαγή που κάνατε. Επίσης, την άποψή σας και ό,τι προτείνετε, προσπαθήστε να το υποστηρίξετε με δεδομένα, κατά προτίμηση επιστημονικά. Έτσι θα εξασφαλίσετε ότι θα κάνετε ξεκάθαρο στον αποδέκτη της ανατροφοδότησης ότι δεν είναι δική σας προσωπική άποψη, αλλά μία κοινά αποδεκτή. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί το άτομο που θα παραλάβει το feedback σας, να κατανοήσει πλήρως τα θέματα που βρήκατε ότι υφίστανται και πώς αυτά μπορούν να διορθωθούν
Συμπέρασμα
Ανοίξτε ένα νέο κεφάλαιο στη ζωή σας στο πεδίο της ανατροφοδότησης. Είτε πρόκειται να είστε εσείς το άτομο που θα δώσει το feedback, είτε το άτομο που θα δεχθεί το feedback, ανεξάρτητα από τη θέση που κατέχεται σε έναν οργανισμό ή σε μία συνεργασία, ένα πράγμα να θυμάστε.
Κανένας δεν νοιάζεται πόσα πολλά μπορεί να ξέρετε μέχρι που να μάθει πόσο πολύ νοιάζεστε! Αν βέβαια αυτός ο κανένας δεν νοιάζεται για τον αν νοιάζεστε, τότε φύγετε όσο πιο γρήγορα μπορείτε και όσο πιο μακριά μπορείτε!
Δεν υπάρχουν σχόλια :
Δημοσίευση σχολίου